Planification financière sur la voie rapide au sein de Nederlandse Spoorwegen

La planification au sein de NS était prête pour un nouveau départ : une partie de son ancien processus reposait sur des feuilles de calcul, avec un modèle de prix de revient unique composé de 12 classeurs et totalisant plus de 100 onglets individuels. Les plans des différentes divisions n’étaient alignés qu’à la fin du processus de planification, ce qui signifie que des problèmes apparaissaient souvent en fin de parcours. Les échelles et les délais de planification variaient selon le type de projet ; certains plans étaient gérés par de petites équipes pour des raisons de conformité, et d’autres reposaient sur de nombreuses personnes au sein de l’ensemble de l’entreprise. Un seul changement dans le grand livre pouvait avoir des répercussions sur des dizaines de cellules, ce qui explique pourquoi il était si important de mettre en œuvre la connexion.

En collaboration avec Deloitte, NS a choisi Anaplan pour la finance, en commençant son parcours par la planification, la budgétisation et les prévisions. Cette phase initiale comprenait des budgets annuels, une planification à mi-parcours basée sur les facteurs et des prévisions de fin d’année. Les phases suivantes ont couvert un modèle de coût-prix (nécessaire pour la conformité réglementaire), la planification de projet et le contrôle pour tous les types de projets. « NS a complètement éliminé les feuilles de calcul inutiles de son processus de planification », déclare Sven van Hoof, Directeur chez Deloitte. « En conséquence, l’entreprise est en mesure de mieux collaborer, de réduire les délais et d’évoluer plus rapidement. »

« En adoptant Anaplan, nous avons immédiatement constaté une amélioration de la communication », déclare le contrôleur Erik Alberts, Responsable du Centre d’excellence Anaplan de Nederlandse Spoorwegen. « J’ai une communication ouverte avec 30 collègues contrôleurs pour parler de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas », explique-t-il. « Cela nous permet d’obtenir rapidement des résultats positifs. »

D’autres avantages sont plus concrets : le temps de calcul du modèle coût-prix a été réduit à quelques minutes car un seul modèle Anaplan connecté a remplacé une dizaine de feuilles de calcul volumineuses. Avec la sécurité basée sur les rôles d’Anaplan, l’accès aux données sensibles est limité aux personnes qui en ont besoin. Les améliorations apportées aux prévisions de passagers, à la planification immobilière et à l’entretien des trains ont contribué à la satisfaction globale des clients, de 77 % en 2016 à 80 % en 2017.

Les planificateurs de NS s’appuient sur l’informatique en mémoire en temps réel d’Anaplan pour recalculer instantanément les chiffres sur les plans interconnectés lorsque les données changent. La collecte et la consolidation des données sont automatisées, et chaque domaine d’activité et groupe d’utilisateurs a sa propre vision des données de l’entreprise. Bien que l’informatique conserve la gouvernance du système, les modèles Anaplan sont détenus et gérés par l’équipe financière qui les utilise. Les consultants de Deloitte continuent à apporter leur aide en matière de stratégie et de problèmes complexes lorsque cela s’avère nécessaire.